Lubicie dzielić się know how z innymi? Pewnie zależy ile na tym możecie zarobić. Cóż, nie każdy chce udostępniać cenne informacje związane z jego działalnością i nie co się dziwić. Wielokrotnie doszedł do pewnego poziomu swoją ciężką pracą, opracował jakieś rozwiązania i teraz nie chce się, aby ktoś je poznał, a tym bardziej konkurencja. Te informacje to tajemnica handlowa, a ja Wam dzisiaj przedstawię jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa.

Wyobraźcie sobie sytuację, że dostajecie ofertę zakupu produktu, który sami niedawno wyprodukowaliście. A sprzedawca twierdzi, że to nowość i oferuje go w promocyjnej cenie?

Przyszedł do mnie kiedyś klient i powiedział, że kilka dni temu dostał właśnie taką propozycję. Był bardzo zdziwiony i zdenerwowany, ponieważ pracował nad produktem dość długo. Opracował produkt, który miał jego autorskie rozwiązania, a następnie zaczął wprowadzać na rynek. Niestety, nie zobowiązał swoich współpracowników do zachowania w tajemnicy informacji na temat tego produktu i ktoś podzielił się nimi z konkurencją.

Z dzisiejszego artykułu dowiecie się:

1. Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa (nazywana również tajemnicą handlową)?
2. Kto określa zakres tajemnicy handlowej
3. Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?
4. Czy można zobowiązać drugą stronę do nieujawniania informacji przekazywanych podczas negocjacji?
5. Jakie mogą być konsekwencję za ujawnienie cudzych tajemnic handlowych?
6. Jak długo obowiązuje tajemnica handlowa?

Możecie również posłuchać podcastu, który dla Was nagrałem o zabezpieczeniu tajemnicy handlowej.

Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?

Tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią informacje posiadające wartości gospodarcze, które nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji, pod warunkiem, że uprawniony (czyli przedsiębiorca), zachowując należytą staranność, podjął działania w celu utrzymania ich poufności.

Z tej definicji wynika, że za jeżeli jesteście przedsiębiorcami i zajmujecie się np. biznesem chemicznym (a więc na co dzień przetwarzacie mnóstwo informacji związanych z chemią), to tajemnicą przedsiębiorstwa będą informacje, których osoba z tej samej branży nie będzie w stanie samodzielnie poznać. Oczywiście pod warunkiem, że podejmiecie odpowiednie kroki zabezpieczające, aby Wasza konkurencja nie mogła ich poznać.

O tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi m.in. art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Wynika z niego, że tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje, których nie chcecie udostępniać, ponieważ mają wartość gospodarczą i na tym zarabiacie. Bardzo ważne, żebyście podejmowali pewne kroki, aby je zabezpieczyć przed ujawnieniem konkurencji.

Ujawnienie informacji podczas negocjacji z kontrahentem

Informacje będące tajemnicą handlową możecie przekazane drugiej stronie już podczas negocjacji, jeszcze przed podpisaniem głównej umowy. Dlatego warto już na tym etapie zabezpieczyć się przed niechcianym i niekontrolowanym ujawnieniem ważnych dla Was informacji.

Już na etapie negocjacji można podpisać umowę, w której określicie jakie informacje stanowią dla Was tajemnicę przedsiębiorstwa i że wzajemnie zobowiązujecie się do zachowania poufności na ich temat.

Musimy pamiętać, że nie każde negocjacje muszą przecież zakończyć się podpisaniem finalnej umowy, a druga strona zostaje z informacjami, które mogłaby potem wykorzystać.

Należy jednak pamiętać, że informacja jest tajemnicą przedsiębiorstwa, jeżeli nie zostanie upubliczniona.

Pamiętajcie, że o tym, jaka informacja jest tajemnicą, decydujecie Wy (strona umowy), ponieważ to w Waszym interesie leży jej ochrona.

Nie wystarczy również samo zobowiązanie stron do poufności – warto określić kary umowne, które będzie musiał zapłacić kontrahent w razie ujawnienia Waszej tajemnicy handlowej.

Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?

W umowie na pewno powinna znaleźć się w umowie i wprowadzać zakaz ujawniania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Jednak tak jak napisałem – sama klauzula poufności nie wystarczy.

Należy również zadbać o odpowiednie kary umowne. Są one dobrą formą zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Taka umowa, z postanowieniem o zachowaniu poufności, powinna zostać podpisana już na samym początku współpracy (przed przystąpieniem do negocjacji), czyli jeszcze przed tym jak ujawnicie poufne informacje drugiej stronie.

Przypominam, że to strona decyduje czy określona informacja stanowi tajemnicę handlową. Tym samym, nie można uznać, że informacja, która jest powszechnie znana, jest tajemnicą handlową i nie możecie żądać od drugiej strony, aby nie używała rozwiązań, które już upubliczniliście.

Strona zobowiązana do zachowania tajemnicy handlowej nie powinna jej ujawniać. Jeżeli to Wy będziecie zobowiązani do zachowania cudzych informacji w tajemnicy, to powinniście zabezpieczyć się przed kradzieżą tych informacji przez osoby trzecie. Może dojść do sytuacji, że otrzymacie od drugiej strony informacje będące tajemnicą handlową np. na pendrive. Powinniście go zabezpieczyć w taki sposób, aby nikt niepowołany nie mógł go dostać, ani ukraść.

Warto również przeszkolić swoich pracowników jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa, aby wiedzieli jak uniknąć wypłynięcia niepożądanych informacji na zewnątrz firmy. Pamiętajcie, że odpowiadacie za swoich pracowników. Jeżeli oni nie dopilnują dokumentów z poufnymi informacjami drugiej strony, możecie ponieść za to konsekwencje.

Kara umowna za ujawnienie tajemnicy handlowej

Gdyby jednak doszło do ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa, to w przypadku wpisania kary umownej za takie ujawnienie, będziecie zobowiązani do jej zapłacenia (lub będziecie mieli prawo jej dochodzić).

Zakaz ujawniania tajemnicy przedsiębiorstwa powinien być obwarowany taką karą, z której wynika obowiązek zapłaty w przypadku jego złamania.

Poprzez ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, przedsiębiorca jest narażony na straty, ponieważ skrywane informacje mogą trafić w ręce konkurencji. Jeżeli stworzyliście recepturę napoju, który jest bardzo popularny i na nim zarabiacie, to jej ujawnienie konkurencji na pewno narazi Was na poważne straty.

Osoba, która ujawni te informacje powinna mieć świadomość, że naraża nie tylko Was, ale także siebie na straty.

W umowie warto również zaznaczyć, że strona zobowiązana ponosi odpowiedzialność także za swoich współpracowników, w przypadku udostępnienia przez nich niejawnych informacji. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie może się tłumaczyć, że to nie on ponosi za to odpowiedzialność, lecz jej pracownik (lub podmiot z nią współpracujący).

Czas trwania tajemnicy przedsiębiorstwa

Teoretycznie obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa może trwać przez czas nieograniczony, ale pewne sytuacje mogą to zmienić.

Tajemnica przedsiębiorstwa przestaje być tajemnicą gdy:

1. informacja ta zostanie ujawniona do wiadomości publicznej,
2. utraci ona wartość gospodarczą,
3. ustalicie w umowie określony czas przestrzegania tajemnicy i czas ten upłynie,
4. zwolnicie drugą stronę z obowiązku poufności na temat określonej informacji – nie będziecie już zainteresowani ochroną tych informacji, nie ma to dla Was znaczenia.

Jeżeli któraś z tych przesłanek nastąpi, możemy mówić o końcu tajemnicy handlowej.

Czy jednak to możliwe aby dana informacja stanowiła tajemnicę handlową bezterminowo?

Myślę, że większość z Was piła coca-colę. Mnie też się zdarza, ale na szczęście co raz rzadziej. Wiecie, że receptura coca-coli objęta jest tajemnicą handlową od 1886 r. Zapewne dalej nią pozostanie, póki jej skład nie zostanie podany do wiadomości publicznej, co może przecież nigdy nie nastąpić.

Sporo firm chroni swoje marki za pomocą tajemnicy przedsiębiorstwa.

Dlaczego decydują się na tajemnicę przedsiębiorstwa, a nie inne rozwiązania, które oferuje prawo? Prawo przewiduje kilka rozwiązań, które mają chronić pomysły i rozwiązania przedsiębiorców, np. patenty, prawo ochronne na znak towarowy.

Niestety, niektóre z nich wygasają (np. patent) po upływie określonego czasu i wtedy ktoś inny może zacząć z nich korzystać. Dlatego też niektórzy decydują się na dodatkową ochronę w postaci zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Wtedy to od nich zależy jak długo utrzymają cenne informacje w tajemnicy.

Właśnie takie rozwiązanie wybrali twórcy coca-coli. Jej receptura jest strzeżona już ponad 130 lat. Gdyby nie odpowiednie umowy, konkurencja dawno miałaby przepis w swoich rękach i zaczęła jej produkcję.

Klauzula poufności w umowach

Tak jak powiedziałem wcześniej, umowy z klauzulami należy podpisywać przed rozpoczęciem rokowań i negocjacji.

Pamiętajmy jednak, że klauzulę poufności możeci wpisać do różnego rodzaju umów, a nie tylko takich, które zawieracie z partnerami biznesowymi.

Przecież osobą, której udostępniacie Wasze tajemnicy handlowe, nie musi być tylko kontrahent czy partner biznesowy, ale pracownik, zleceniobiorca lub praktykant.

Klauzula poufności może znaleźć się w umowach:

1. o pracę,
2. zlecenia,
3. o dzieło,
4. agencyjnej.

W umowie o pracę powinna znaleźć się odpowiednia klauzula, które nałoży na pracownika obowiązek poufności. Może dojść jednak do sytuacji, że dopiero w trakcie współpracy pojawia się pomysł, który będzie stanowił tajemnicę przedsiębiorstwa Waszego przedsiębiorstwa.

Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa w takiej sytuacji? Najlepiej sporządzić dodatkową umowę o zakazie ujawniania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Zanim przekażecie pracownikowi tajemnice handlowe, dajcie mu ją do podpisania.

Pamiętajcie, żeby w umowie dokładnie określić jakie informację są tajemnicą handlową Waszego przedsiębiorstwa. Ułatwi to rozstrzygnięcie ewentualnych konfliktów w przyszłości.

Podsumowanie

Musicie wiedzieć jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa, ponieważ może to uchronić Waszą firmę przed dotkliwymi stratami. Nigdy nie możecie mieć pewności co druga strona zrobi z informacjami uzyskanymi od Was podczas negocjacji, więc już na tym etapie warto się zabezpieczyć.

Pamiętajcie, że to Wy musicie ocenić jaką szkodę poniesiecie na skutek ujawnienia tajemnicy handlowej przez drugą stronę. Musicie to dobrze oszacować, żeby wpisać odpowiednio wysoką karę umowną w umowie.

Podsumowując dzisiejszy artykuł:

1. tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje, których nie chcielibyście udostępniać, ponieważ mają wartość gospodarczą i na tym zarabiacie. Musicie jednak podjąć pewne kroki, aby je zabezpieczyć przed ujawnieniem konkurencji;
2. do Was jako przedsiębiorców należy decyzja o tym jakie informacje stanowią tajemnicę;
3. na etapie negocjacji (rokowań) warto, żebyście się zabezpieczyli przed ujawnieniem tajemnicy handlowej przez drugą stronę. Należy zabezpieczyć się odpowiednią umową lub klauzulami poufności;
4. najlepszym zabezpieczeniem tajemnicy przedsiębiorstwa jest podpisanie odpowiedniej umowy z drugą stroną, pracownikami i osobami, które mają dostęp do poufnych informacji;
5. warto zabezpieczyć się karami umownymi w umowie, które druga strona będzie musiała nam zapłacić w przypadku ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa;
6. tajemnica przedsiębiorstwa nie jest ograniczona w czasie –sami decydujecie o tym jak długo trwa;
7. tajemnica przedsiębiorstwa wygaśnie w kilku przypadkach:
   a) zostanie ujawniona do wiadomości publicznej,
   b) utraci wartość gospodarczą,
   c) minie czas ustalony w umowie,
   d) zwolnicie drugą stronę z obowiązku poufności na temat określonej informacji.

Jeżeli chcecie się dowiedzieć jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa, jak skonstruować odpowiednią umowę i klauzulę, zapraszam do kontaktu ze mną.