jak zabezpieczyć się w umowie

Jak zabezpieczyć się w umowie?

Jeżeli jesteście przedsiębiorcami to na pewno podpisujecie dużo umów np. najmu, dostawy, sprzedaży, na wykonanie aplikacji, grafiki, programu. Wyjaśnię Wam jak zabezpieczyć się w umowie i zadbać o swoje interesy oraz na co zwrócić uwagę podczas jej podpisywania. Przedstawię przykładowe klauzule, które powinny znaleźć się w umowie, jeżeli nie chcecie mieć problemu z używaniem loga, dodatkowymi zleceniami Waszych pracowników dla konkurencji i motywacją kontrahentów do terminowego wykonywania swoich zobowiązań.

Oczywiście jestem świadom, że wielokrotnie nie podpisujecie umów tylko zamawiacie usługi mailowo lub telefonicznie (am tak czasami robię). Macie przecież jakiś zaufanych lub stałych kontrahentów, z którymi współpracujecie od lat i nic złego jeszcze się nie wydarzyło. Niektórzy z Was mogą pomyśleć, że po co umowa, skoro wszystko się zgadza. Znacie swoich partnerów biznesowych od dawna i głupio Wam będzie poprosić teraz o „uregulowanie” Waszej współpracy w ten sposób. Domyślam się, że może to nie być łatwe, ale pamiętajcie, zgodnie ze starym porzekadłem prawniczym

Umowa jest na złe czasy, a nie dobre

Przechodząc do tematu, to z dzisiejszego wpisu dowiecie się przede wszystkim:

  1. dlaczego warto podpisać umowę
  2. jak dobrze napisać umowę
  3. jak zabezpieczyć się w umowie
  4. czy można przenieść osobiste prawa autorskie
  5. na co zwrócić uwagę podczas podpisywania umowy
  6. jak zweryfikować swojego kontrahenta
  7. jakie kary umowne wpisać do umowy
  8. czy jest możliwość uniknięcia drogi sądowej w przypadku konfliktu.

O tym jak zabezpieczyć się w umowie, nagrałem także podcast, którego możecie posłuchać.

Dlaczego warto podpisać umowę?

Jako przedsiębiorca wielokrotnie przeprowadzacie różnego rodzaju transakcje, negocjujecie warunki, terminy dostaw, podpisujecie różne umowy. Zdarza się, że pojawiają się kłopoty z klientami, ponieważ nie chcą płacić, mówią, że zamówili co innego, uważają, że towar jest wadliwy lub zbyt późno dostarczony, a najlepiej to chcieliby dostać rabat.

Jak macie ustalenia w mailu, to na szczęście możecie przedstawić drugiej stronie to co napisaliście i na co się zgodziliście. Gorzej jak wszystko ustaliliście telefonicznie.

Zastanówcie się co się stanie jak dojdzie do jakiegoś konfliktu między Wami a kontrahentami, z którymi rozmawialiście tylko telefonicznie?

W jaki sposób ustalicie kto do czego był zobowiązany, ile miał zapłacić, jaki był termin dostawy lub wykonania aplikacji czy grafiki? Co w sytuacji, jeżeli kontrahent powie, że miał mniej płacić, niż od niego żądacie?

Odpowiadając na pytanie w nagłówku – warto podpisać umowę dla własnego bezpieczeństwa.

Jak zabezpieczyć się w umowie?

Oczywiście, aby było bezpiecznie, umowa musi być prawidłowo zawarta i mieć odpowiednie postanowienia. W umowie można wpisać wiele postanowień, które będę miały za zadanie ochronić Wasz interes i zabezpieczyć Was na przyszłość.

Przykładowo klauzule mogą dotyczyć:

  1. przejścia majątkowych praw autorskich – na pewno chcielibyście mieć możliwość nieograniczonego korzystania z loga lub obrazów, które zamówiliście u grafika?
  2. zakazu konkurencji – jeżeli zatrudniacie wartościowego pracownika, to pewnie chcielibyście  mieć go na wyłączność?
  3. jurysdykcji – załatwiacie interesy z zagranicznymi podmiotami? Chyba lepiej sądzić się w Polsce niż gdzieś poza granicami kraju?
  4. kar umownych – nie raz pewnie dostawca spóźnił się z doręczeniem towaru? Warto wpisać karę umowną za opóźnienie w doręczeniu.
  5. klauzul salwatoryjnych – może się zdarzyć, że część postanowień w umowie jest nieważnych i co wtedy? Warto wpisać odpowiednią klauzulę salwatoryjną, aby umowa pozostała ważna w przypadku gdyby, któreś postanowienie było niedopuszczalne )niezgodne z prawem). Niekiedy umowy są tak rozbudowane, że ciężko laikowi w nich się połapać, poruszają wiele kwestii, wprowadzają sporo obowiązków i praw. W takich umowach trzeba zaznaczyć, że pomimo nieobowiązywania któregoś z postanowień, umowa pozostaje ważna w pozostałym zakresie.

Istnieje jeszcze wiele możliwości klauzul, które można wpisać do umowy. Wszystko zależy od branży, w której działacie i jej specyfiki.

Jak oznaczyć strony w umowie?

Musicie wiedzieć z kim podpisujecie umowę, ponieważ od kogoś trzeba wyegzekwować spełnienie świadczenia. Naprawdę warto zweryfikować swojego kontrahenta jeszcze przed podpisaniem umowy. Jest sporo możliwości, które to umożliwiają, a w bazach dłużników można odkryć różne osoby.

Sprawdzajcie przyszłych kontrahentów w bazach CEIDG, KRS. Z bazy KRS możecie dowiedzieć się jaki kapitał zakładowy ma spółka, z którą chcecie zacząć współpracę. Spółka ponosi odpowiedzialność do tej kwoty, więc warto wiedzieć kto jest po drugiej stronie.

Pamiętajcie, żeby prawidłowo określić strony umowy.

Jeżeli prowadzicie jednoosobową działalność gospodarczą i firmujecie swój sklep np. „Torby na miarę sukcesu”, to w umowie stroną nie będzie firma „Torby na miarę sukcesu”, ale osoba, która znajduje się w CEIDG. W umowie należy wpisać:

Marcin Kozłowski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Torby na miarę sukcesu Marcin Kozłowski.

Do tego adres, nr NIP, możecie dodać nr dowodu osobistego.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musicie wpisać nazwę spółki i osobę, która ją reprezentuje. W umowie należy wpisać:

Spółka Torby na miarę sukcesu spółka z o.o. z siedzibą w …, przy ul. …, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w …, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego, pod nr KRS …, NIP …, REGON …, reprezentowana przez:

Marcina Kozłowskiego – Prezesa Zarządu.

Sposób w jaki jest reprezentowana spółka z o.o. powinien wynikać z umowy spółki, którą zawarliście.

Pamiętajcie, aby zadbać o to, żeby w umowie znalazł się nr PESEL i dowodu osobistego Waszego partnera biznesowego.

Przedmiot umowy

Kolejną rzeczą na którą musicie koniecznie zwrócić uwagę, to przedmiot umowy, który ma np. być dostarczony lub sprzedany. Należy go dokładnie opisać, ponieważ warto wiedzieć czego dotyczy umowa. W przypadku dostawy warto zaznaczyć kto będzie go wytwarzał (czy dostawca sam to zrobi, czy zleci komuś).

Istotne jest aby dokładnie i jasno opisać przedmiot umowy, ponieważ w przyszłości mogą powstać wątpliwości co do wzajemnych świadczeń. Strony powinny wiedzieć do czego są zobowiązane  i czego mogą oczekiwać od drugiej strony.

Terminy spełnienia świadczenia i płatności

Bardzo ważne jest, aby w umowie określić konkretne terminy płatności wynagrodzenia za usługę. Jeżeli towar ma być dostarczany częściami, to można zaznaczyć, że płatność będzie odbywać się ratami po dostarczeniu każdej części.

W przypadku zamówienia wykonania strony internetowej i loga, możecie wpisać w umowie, że wykonawca ma dostarczyć logo w ciągu 4 tygodniu od daty podpisania umowy. Zapłata nastąpi w ciągu 7 dni od dostarczenia loga. Gdyby wykonawca miał Wam dostarczać każdą część strony internetowej osobno (np. co tydzień), to możecie wpisać, że zapłacicie część wynagrodzenia po ich wykonaniu. Oczywiście, wszystko zależy od tego jak to określicie.

Należy również jasno zaznaczyć w jakim terminie ma zostać wykonane zobowiązanie. Dostawca musi wiedzieć w jakim terminie ma dostarczyć towar do odbiorcy, a termin musi być możliwy do obliczenia i umiejscowienia w czasie.

Strony mogą ustalić, że dostarczenie usługi nastąpi za 3 tygodnie (np. dostawa mebli) od podpisania umowy.

Określenie terminów jest istotne dla Was jako stron, ponieważ niedotrzymanie terminu może wiązać się z odstąpieniem od umowy lub naliczeniem kary umownej. W umowie możecie postanowić, że w przypadku opóźnienia w dostawie mebli, dostawca będzie zobowiązany zapłacić karę umowną w określonej wysokości. O karach umownych napisałem niżej, więc na razie nie będę się rozwijał.

Miejsce wykonania umowy

Określenie miejsca wykonania umowy jest bardzo ważne, ponieważ musicie wiedzieć gdzie zostanie spełnione świadczenie.

Dokładne określenie miejsca wykonania umowy jest istotne z punktu widzenia ewentualnego procesu sądowego, ponieważ zgodnie z art. 34 k.c.

Powództwo o zawarcie umowy, ustalenie jej treści, o zmianę umowy oraz o ustalenie istnienia umowy, o jej wykonanie, rozwiązanie lub unieważnienie, a także o odszkodowanie z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy można wytoczyć przed sąd miejsca jej wykonania. W razie wątpliwości miejsce wykonania umowy powinno być stwierdzone dokumentem.

A według art. 454 ust. 1 k.c.

Jeżeli miejsce spełnienia świadczenia nie jest oznaczone ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione w miejscu, gdzie w chwili powstania zobowiązania dłużnik miał zamieszkanie lub siedzibę. Jednakże świadczenie pieniężne powinno być spełnione w miejscu zamieszkania lub w siedzibie  wierzyciela w chwili spełnienia świadczenia.

Zgodnie z powyższym, świadczenia powinno zostać spełnione tam gdzie dłużnik w chwili powstania zobowiązania miał miejsce zamieszkania lub siedzibę, chyba że strony inaczej oznaczyły to w umowie lub z samej właściwości zobowiązania wynika miejsce spełnienia świadczenia.

Wyjątkiem są świadczenia pieniężne, ponieważ one powinny być spełniane w miejscu zamieszkania lub siedziby wierzyciela.

Przeniesienie majątkowych praw autorskich

W niektórych umowach bardzo istotne jest, aby zastrzec przeniesienie majątkowych praw autorskich. Przykładowo, jeżeli zamawiacie logo lub jakiś teledysk promujący Waszą działalność, to pewnie chcielibyście mieć wyłączną możliwość posługiwania się nimi? Grafik, który tworzy logo, powinien przenieść na Was majątkowe prawa autorskie, żebyście mogli się swobodnie nimi posługiwać.

Podobnie w przypadku projektowania ubrań. Jeżeli zamawiacie u projektanta kolekcję ubrań i chcielibyście, aby majątkowe prawa autorskie należały do Was, powinniście zastrzec to w umowie. Będziecie mieli wtedy swobodę posługiwania się wzorami ubrań w reklamach, na pokazach i innych publicznych wystąpieniach czy pokazach.

Oczywiście, autor projektu czy działa ma prawo do tego, aby podawać jego dane jako autora, ponieważ autorowi przysługują osobiste prawa autorskie, które są niezbywalne. Pamiętajcie, że osobistych praw autorskich nie można przenieść na inną osobę. Nie można żądać tego od autora, a nawet jeżeli takie postanowienie zostanie wpisane do umowy, to będzie ono nieważne.

Gdybyście chcieli jednak, aby autor nie chwalił się, że jest autorem Waszego zamówienia, to można zastanowić się nad wpisaniem zobowiązania do niewykonywania osobistych praw autorskich przez autora.

Prawa i obowiązki stron

Kolejnym ważnym punktem umowy są prawa i obowiązki stron umowy.

Należy je precyzyjnie określić w umowie. Nie możecie domyślać się jakie są ich obowiązki i uprawnienia. Nie należy podpisywać umowy o dzieło bez konkretnego określenia oczekiwanego dzieła lub materiałów, które mają zostać użyte podczas tworzenia dzieła. Jeżeli jesteście zamawiającym i zależy Wam na regularnym raportowaniu postępów w procesie produkcji, to musicie wpisać taki obowiązek po stronie zleceniobiorcy.

Konkretne obowiązki pociągają za sobą określone prawa np. w przypadku zastrzeżenie w umowie dostawy obowiązku wytworzenia zamówionych rzeczy z surowców określonego gatunku lub pochodzenia, dostawca musi poinformować odbiorcę, że przygotował surowce do produkcji. Odbiorca ma prawo sprawdzenia ich jakości.

Pamiętajcie również, że niewykonanie jakiegoś obowiązku przez Was może również pociągać za sobą naliczanie określonych kar umownych.

Jak zabezpieczyć się w umowie karą umowną?

Klienci bardzo często proszą mnie o wpisanie kary umownej za… nieterminowe płacenie przez drugą stronę. Za każdym razem muszę tłumaczyć, że nie można żądać kary umownej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania pieniężnego.

Są klienci, którzy upierają się, żeby kara umowna została jednak zastrzeżona w takiej sytuacji. Cóż, w takim przypadku nawet jeżeli taka kara zostanie zastrzeżona, to nie będzie można jej wyegzekwować, ponieważ jest nieważna. Może jedyni być straszakiem dla drugiej strony. Oczywiście, jeżeli nie będzie wiedziała, że taka kara umowna jest bezużyteczna.

Kara umowna może być zastrzeżona jedynie za nienależyte wykonanie lub niewykonanie zobowiązania niepieniężnego, np.:

  1. nieterminowe dostarczenie zamówionego produktu
  2. brak odbioru towaru przez odbiorcę
  3. nieodpowiednią jakość towaru
  4. odstąpienie którejś ze stron od umowy.

Nie można również przesadzać z wysokością kary umownej, ponieważ może się okazać, że druga strona wcale jej nie będzie chciała Wam ich zapłacić. Jeżeli dojdzie do sprawy w sądzie, to druga strona może podnieść zarzut, że kara umowna była za wysoka (nieważne, że się na nią zgodziła). Sąd może dokonać tak zwanego miarkowania kary umownej i ją zmniejszyć.

Warto również pamiętać, żeby w umowie mimo wszystko znalazły się kary umowne dla obu stron, a nie tylko jednej. Powinna być jakaś równowaga.

Jaka jest odpowiedzialność za niewykonanie umowy?

Istotne jest także określenie odpowiedzialności stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania (jest to tzw. odpowiedzialność kontraktowa).

W umowie można określić różne sytuacje, za które będziecie ponosić odpowiedzialności lub ją wyłączycie  np. wyraźne zaznaczycie, że wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za pozostawione rzeczy na placu budowy przez pracowników zamawiającego.

Oczywiście, postanowieniami umownymi nie można wyłączyć odpowiedzialności, która uregulowana jest przepisami prawa i bezwzględnie obowiązuje.

Warto również wiedzieć, że jeżeli w umowie nie określimy zasad odpowiedzialności, to będą obowiązywały zasady ogólne z kodeksu cywilnego.

Aby była mowa o odpowiedzialności kontraktowej stron, muszą zaistnieć jednocześnie trzy przesłanki:

  1. niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania
  2. szkoda
  3. związek przyczynowy między zdarzeniem wywołującym szkodę, a szkodą.

Sam fakt wystąpienia szkody o niczym nie świadczy, ponieważ trzeba udowodnić, że między zdarzeniem wywołującym szkodę, a szkodą jest związek przyczynowy.

O odpowiedzialności stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań mógłbym napisać osobny artykuł (podobnie jak o innych elementach umowy), dlatego zwracam Wam uwagę, żebyście nie zapomnieli o odpowiednim uregulowaniu postanowień odnoszących się do niej.

Jak zabezpieczyć się w umowie – podsumowanie

Wymieniłem jedne z najważniejszych postanowień, na które trzeba zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy. Nie oznacza to, że inne należy potraktować po macoszemu.

Pamiętajcie jednak jeszcze o zwróceniu uwagi na sposób spełnienia świadczenia, materiały wykorzystywane do spełnienia świadczenia, wartość całej umowy, a także o innych klauzulach, które w umowie mogą się znaleźć.

Zwracajcie uwagę na to co druga strona wpisuje do umowy, ponieważ wyobraźnia ludzka nie zna granic, a papier przyjmie wszystko.

Mam nadzieję, że będziecie już wiedzieć jak dobrze napisać umowę i jak zabezpieczyć się w umowie, a przynajmniej na co należy zwrócić uwagę przy jej zawieraniu.

Jeżeli macie wątpliwości co do umowy, którą macie podpisać, możecie się ze mną skontaktować ja postaram się Wam pomóc.

4 odpowiedzi na “Jak zabezpieczyć się w umowie?”

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Newsletter Prawo w Biznesie

Administratorem Twoich danych osobowych podanych w formularzu będzie Marcin Kozłowski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą EWS LEGAL Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Kozłowski.
Twoje dane są przetwarzane w cel wysyłki newslettera. Więcej szczegółów znajdziesz w Polityce Prywatności.

Newsletter

Administratorem Twoich danych osobowych podanych w formularzu będzie Marcin Kozłowski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą EWS LEGAL Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Kozłowski.

Twoje dane są przetwarzane w cel wysyłki newslettera. Więcej szczegółów znajdziesz w Polityce Prywatności.

Zapisuje Cię

Dziękuję za zaufanie! Sprawdź swoją skrzynkę :)

Ostatnie wpisy

Najnowsze komentarze

Archiwa

Kategorie

Meta

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.