Jeżeli szukacie lokalu dla swojej firmy albo chcecie wynająć mieszkanie studentom lub przedsiębiorcom, powinniście zadbać o dobrze napisaną umowę najmu. Umowa musi zabezpieczać Was w przypadku ewentualnych konfliktów z najemcami lub wynajmującym (zależy po której stronie jesteście). Zanim podpiszesz umowę najmu warto wiedzieć w jaki sposób zostaną rozliczone nakłady poczynione na lokal, jaki będzie czas trwania umowy lub czynsz.

Dobrze skonstruowana umowa najmu może Was uchronić przed niepotrzebnymi konfliktami i nerwami. W ostatnich miesiącach często musiałem analizować umowy najmu lub je tworzyć dla klientów. Postanowiłem, że napiszę artykuł i nagram podcast na ten temat.

Dowiecie się z nich:

1. Na co zwrócić uwagę zanim podpiszesz umowę najmu.
2. Czym różni się umowa najmu na czas określony od tej na czas nieokreślony.
3. Jakie są okresy wypowiedzenia.
4. Dlaczego także ważne jest zawarcie powodów wypowiedzenia w umowie na czas określony.
5. Jakie kary mogą być dla najemców.
6. Jak rozliczyć kaucję.
7. Czy trzeba rozliczać się z wynajmowania lokalu.

Zanim podpiszesz umowę najmu – podcast

Pamiętajcie jednak, że inaczej wygląda umowa najmu mieszkania lub domu, a inaczej lokalu usługowego na prowadzenie Waszego interesu. Co innego również jeżeli wynajmujecie lokal usługowy, a co innego lokal na prowadzenie np. przychodni lekarskiej lub klubu sportowego. Naprawdę warto dobrze się zabezpieczyć, żeby potem nie szukać na gwałt nowego lokalu, jak ktoś wypowie nagle umowę.

Przedmiot umowy najmu

Przedmiotem umowy najmu jest lokal, który chcecie wynająć. Powinniście go dokładnie opisać i wskazać jego adres. Nie powinno być żadnych wątpliwości, który lokal chcecie wynająć. Może się zdarzyć, że budynek ma kilka dużych klatek, w których numeracja lokali jest taka sama. W takiej sytuacji, konieczne jest określenie w jakiej klatce znajduje się wynajmowany lokal.

Przykładowy opis przedmiotu najmu:

Przedmiotem najmu jest lokal nr 3 znajdujący się w nieruchomości przy ul. Kilińskiego 44 w Łodzi. Lokal składa się z dwóch pomieszczeń o łącznej powierzchni 40 m².

Forma umowy najmu

Umowa najmu powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Warto mieć spisane wszystkie postanowienia w umowie i nie zastanawiać się później kto do czego jest zobowiązany.

Według kodeksu cywilnego, umowy najmu zawarte na czas dłuższy niż rok, powinny być sporządzone w formie pisemnej.

Oświadczenia stron umowy najmu

Warto aby na początku umowy najmu znalazły się oświadczenia stron umowy. Wynajmujący powinien oświadczyć, że ma prawo dysponowania lokalem, który chce wynająć oraz, że dysponuje tytułem prawnym do niego np. aktem własności i okazuje taki dokument najemcy lub dołącza jako załącznik do umowy.

Najemca może oświadczyć, że wynajmuje lokal jedynie do celów prowadzenia działalności gospodarczej albo mieszkalnych. Dodatkowo może też oświadczyć, że w lokalu poza nim będą przebywać określone osoby i nikt więcej.

Pamiętaj!

Zanim podpiszesz umowę najmu sprawdź czy wynajmujący ma prawo dysponowania lokalem (np. czy jest jego właścicielem).

Wysokość czynszu za najem

Jednym z najważniejszych elementów umowy najmu jest wysokość czynszu, który ma płacić najemca wynajmującemu. To w jaki sposób zostanie określony zdecydują strony.

Przykładowo można podać, że czynsz będzie wynosił 1500 zł za miesiąc. W takim przypadku najemca będzie zobowiązany do płacenia 1500 zł co miesiąc i niczego więcej.

Oczywiście można wysilić się na szczegółowsze określenie czynszu, do czego zachęcam 😊

Z umowy może wynikać, że czynsz najmu wynosi 1300 zł, jednak najemca dodatkowo będzie zobowiązany do opłacania należności za media (np. gaz, prąd, woda, Internet) według dostarczonych mu faktur przez wynajmującego. Jak doskonale wiemy takie kwoty zależne są od zużycia, więc strony mogą umówić się, że rozliczą się z nadpłat lub niedopłat przy rozwiązaniu umowy.

Najemca może też zobowiązać się do tego, że sam podpisze umowy z dostawcami mediów i wynajmującego nie będzie interesowało z kim są podpisane te umowy i na jakich zasadach.

Sposób i termin płatności czynszu

W umowie najmu warto wpisać termin płatności czynszu, aby mieć pewność kiedy najemca powinien zapłacić czynsz.

Kolejnym ważnym punktem w umowie powinien być sposób płatności czynszu. Można określić, że czynsz jest płatny w  gotówce do rąk własnych wynajmującego lub przelewem na konto bankowe.

Jeżeli płatność ma być w gotówce zadbajcie o to, żeby pokwitować odbiór pieniędzy lub ich zapłatę!

Przykładowe określenie sposobu i terminu płatności może być takie:

Czynsz będzie płatny do 10 dnia każdego miesiąca na konto bankowe wynajmującego o nr 10 2000 3000 4000 0000 5000 6000

Pamiętajcie!

Za nieterminowe płacenie czynszu, wynajmujący może żądać odsetek od najemcy.

Zakaz podnajmowania lokalu

Zdarzają się sytuację, w których najemcy chcą… zarabiać na najmie lokali. Wynajmują mieszkanie, a następnie wynajmują w nim pokój innym osobom. To jest tzw. podnajem lokalu.

Nie jest to zabronione przez prawo, ale można tego zabronić. Trzeba tylko wpisać odpowiednie postanowienie w umowie:

Najemca nie ma prawa użyczenia podnajmowania lokalu osobom trzecim bez pisemnej zgody Wynajmującego.

Czas trwania najmu

Określenie czasu trwania umowy najmu jest ważne z kilku powodów:

1. warto wiedzieć na jak długo wynajmuje się lokal
2. wpływa to na okres wypowiedzenia
3. można łatwiej rozliczyć remont z czynszem

W umowie najmu konieczne trzeba wskazać czas jej trwania. Można określić, że umowa jest zawarta na czas określony tj. od do:

Umowa najmu zostaje zawarta na czas określony 3 lat tj. od 1 września 2020 r. do 1 września 2023 r.

Jeżeli chcemy mieć nieokreślony czas trwania umowy najmu, wpisujemy, że umowa jest zawarta na czas nieokreślony. I tyle wystarczy.

Umowa najmu zostaje zawarta na czas nieokreślony i zaczyna obowiązywać od 1 września 2020 r.

Dodam, że w przypadku wynajmowania lokalu w celach prowadzenia w nim biznesu, warto zawrzeć umowę na czas określony.

Jakie ma znaczenie określenia czasu? Bardzo duże.

Jeżeli podpisujecie umowę na czas określony, to macie pewność, że wynajmujący nie wypowie Wam umowy od tak, z byle powodu.

Aby wypowiedzieć umowę na czas określony konieczne trzeba w niej zawrzeć powody jej wypowiedzenia. W przypadku umów na czas nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Jest to minimalny okres wypowiedzenia, jaki może obowiązywać. Nie ma przeszkód, żeby go wydłużyć np. do pół roku.

Wypowiedzenie umowy najmu

Tak jak wcześniej napisałem, zanim podpiszesz umowę najmu warto zastanowić się na jaki czas ma być zawarta. Czy na czas określony, czy na czas nieokreślony?

Jeżeli będzie to czas określony, to co do zasady nie można jej wypowiedzieć w trakcie trwania umowy. Jeżeli jednak zostaną w niej zawarte powody wypowiedzenia umowy najmu przez najemcę czy wynajmującego, mogą oni z nich skorzystać i rozwiązać umowę najmu.

Uważam, że umowa najmu na czas określony jest lepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy szukają lokalu dla swojej firmy. Jak zakładacie firmę, to chcecie mieć pewność, że będziecie mieli gdzie ją prowadzić, gdzie spotykać się z klientami i nie będziecie co chwilę zmieniali siedziby.

Umowa na czas nieokreślony może zostać wypowiedziana w każdej chwili, ale z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca. Co to oznacza ze skutkiem na koniec miesiąca?

Jak umowa najmu zostanie wypowiedziana 1, 15 lub 29 sierpnia, to dopiero od września biegnie termin trzech miesięcy i możecie zajmować lokal do końca listopada.

Rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym

Poza możliwością rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, istnieje możliwość rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. Takie prawo ma zarówno najemca, jak i wynajmujący.

Zgodnie z art. 682 k.c. najemca może wypowiedzieć umowę najmu w trybie natychmiastowym:

Jeżeli wady najętego lokalu są tego rodzaju, że zagrażają zdrowiu najemcy lub jego domowników albo osób u niego zatrudnionych, najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, chociażby w chwili zawarcia umowy wiedział o wadach.

Natomiast zgodnie z art. 685 k.c. wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu w trybie natychmiastowym:

Jeżeli najemca lokalu wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali w budynku uciążliwym, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Wynajmujący może też wypowiedzieć umowę najmu w trybie natychmiastowym, jeżeli najemca nie zapłacił za dwa pełne okresy płatności

Jeżeli najemca lokalu dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności, a wynajmujący zamierza najem wypowiedzieć bez zachowania terminów wypowiedzenia, powinien on uprzedzić najemcę na piśmie, udzielając mu dodatkowego terminu miesięcznego do zapłaty zaległego czynszu.

Oczywiści, strony mogą zawszeć w umowie również dodatkowe warunki, kiedy jedna z nich może rozwiązać umowę najmu w trybie natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia. Przykładowo, wynajmujący może mieć prawo rozwiązania umowy najmu, jeżeli  najemca podnajmie lokal mimo zakazu podnajmu.

Problemy studentów z najmem

Od marca tego roku studenci wynajmujący mieszkania zaczęli się zastanawiać czy nie lepiej wypowiedzieć umowę najmu, którą zawarli z wynajmującymi. Pewnie spora część z nich dopiero tak naprawdę zajrzała do nich, kiedy chcieli ją rozwiązać. Ewentualnie po rozmowie z właścicielem mieszkania, w której się dowiedzieli, że nie mogą wypowiedzieć umowy, bo jest na czas oznaczony.

Cóż, zanim podpiszesz umowę najmu warto ją przeczytać i wiedzieć na co się godzisz. Studenci z reguły podpisują umowy najmu na czas określony tj. rok czasu, ponieważ tyle mniej więcej trwa rok akademicki. Niestety, z reguły w tych umowach nie ma powodów z jakich mogliby wypowiedzieć umowę wcześniej.

W czasie pandemii studenci musieli liczyć na dobrą wolę właścicieli mieszkań, od których zależało czy wcześniej zdecydują się na rozwiązanie umowy. Ci z reguły nie chcieli (nie ma co się im dziwić) lub proponowali zmniejszenie czynszu za ostatnie miesiące.

Rozliczenie czynszu z remontem

Jednym z powodów precyzyjnego określenia czasu trwania umowy najmu oraz powodów wypowiedzenia umowy jest wykonanie remontu lokalu przez najemcę. Często są sytuację, w których wynajmujący zgadza się, aby najemca płacił mniejszy czynsz w zamian za wykonanie remontu lokalu.

Wyobraźcie sobie, że jako najemcy decydujecie się na taki ruch. Remontujecie lokal, przystosowujecie go na potrzeby Waszego biznesu, poświęcacie wiele czasu na jego przygotowanie i macie płacić mniejszy czynsz przez rok. Szkopuł w tym, że umowa najmu została zawarta na czas nieokreślony (cieszycie się), remont zajął Wam trzy miesiące i w czwartym miesiącu wynajmujący wypowiada Wam umowę najmu z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia. Jesteście załatwieni. Na dodatek w umowie nie zostało zawarte w jaki sposób rozliczyć poniesione przez Was wydatki na ulepszenia w takiej sytuacji.

Jeżeli decydujecie się już na takie rozwiązanie (remont za mniejszy czynsz), to zastanówcie się jak długa musi trwać umowa, żeby Wam to się opłaciło. A jeżeli jesteście Wynajmującymi, to zastanówcie się również jak długo najemca ma płacić mniejszy czynsz – żeby później nie okazało się, że wynajmujecie po kosztach.

Rozliczenie ulepszeń na lokal

Przedsiębiorca spytał się mnie, w jaki sposób rozliczyć się z wynajmującą z poniesionych przez niego wydatków na ulepszenie lokalu. Wynajmująca zawsze zgadzała się na wszelkie przeróbki, dobudówki w lokalu, na położenie płytek itp. Koszt ulepszeń wyniósł ponad kilkanaście tysięcy złotych.

W umowie nie było ani słowa na temat możliwości remontowania lokalu przez najemcę, ani rozliczenia wydatków na jego ulepszenie. A skoro czegoś nie ma w umowie, to trzeba sięgnąć do kodeksu cywilnego, w którym znajduje się następujący przepis:

Jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego.

art. 676 kodeksu cywilnego

Wynajmujący ma prawo zdecydować czy chce, aby ulepszenia pozostały za wynagrodzeniem dla najemcy, czy chce, żeby najemca zabrał je ze sobą. Najemca nie ma skutecznego roszczenia wobec wynajmującego, żeby go zmusić do zapłaty za dokonane ulepszenia…

Gdyby zostało jasno w umowie określone, że po rozwiązaniu umowy wydatki na ulepszenie lokalu zostaną w lokalu za określonym wynagrodzeniem dla najemcy, to nie byłoby problemów.

Kary umowne w umowie najmu

Jak w każdej innej umowie, w umowie najmu można zastrzec kary umowne. Pamiętajcie, że kary umownej nie można zastrzec za nieterminowe płacenie czynszu, ponieważ jest to świadczenie pieniężne! Kara umowna może zostać zawarta za nienależyte wykonanie lub niewykonanie świadczenia niepieniężnego.

Kary umowne mogą być przewidziane za:

1. spóźnienie się w oddaniu lokalu do użytkowania
2. opóźnienie w zdaniu lokalu
3. wypowiedzenie umowy najmu w określonym terminie np. w pierwszych sześciu miesiącach trwania umowy
4. dokonane szkody w lokalu
5. podnajęcie lokalu osobie trzeciej bez zgody wynajmującego

O karach umownych możecie przeczytać w moim artykule na ten temat (lub posłuchać podcastu), więc tutaj już nie będę się rozpisywał.

Pamiętajcie jednak, że inne będą kary umowne w umowie najmu mieszkania, a inne w najmie lokalu na klub sportowy lub przychodnie lekarską.

Jak rozliczyć kaucję za najem?

Bardzo często strony traktują kaucję jako sposób rozliczenia czynszu za ostatni miesiąc najmu. Nie jest to dobre rozwiązanie, ponieważ w takiej sytuacji może nie starczyć pieniędzy na rozliczenie np. niedopłaty za media.

Kaucja może również pokryć powstałe szkody w lokalu np. zniszczone ściany, drzwi lub meble.

Zdarzają się sytuacje, w których najemca kwestionuje, że ma naprawić powstałe szkody. W takich sytuacjach można zatrzymać kaucję i przeznaczyć ją na remont. Jeżeli jesteście wynajmującymi, to udokumentujcie dobrze powstałe szkody. Najemca, który uważa, że nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody, będzie musiał dochodzić swoich roszczeń w sądzie.

Zanim popiszesz umowę najmu – podsumowanie

Zanim podpiszesz umowę najmu, warto ją dobrze przeanalizować i wiedzieć co powinno się w niej znaleźć. Pamiętajcie:

1. dokładnie opiszcie przedmiot najmu
2. określcie wysokość czynszu oraz termin jego płatności
3. w umowie na czas określony wpiszcie prawo wypowiedzenia umowy, ponieważ inaczej jej nie rozwiążecie
4. zastrzeżcie kary umowne w przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy najmu lub opóźnienia w przekazaniu lokalu
5. jeżeli remontujecie lokal lub ulepszacie, określcie w umowie zasady rozliczenia za to
6. sprawdźcie czy wynajmujący ma prawo dysponowania lokalem (akt własności, stosowne pełnomocnictwo)
7. jeżeli chcecie zakazać podnajmowania lokalu osobom trzecim przez najemców, musicie wpisać taki zakaz w umowie
8. za złamanie zakazu podnajmu możecie wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym, jeżeli to zastrzeżecie.